Fastholdelse og spredning af viden

Stadig flere organisationer ser i øjnene, at værdifuld viden pensioneres sammen med deres seniorer!
Det vedrører bl.a. viden om kunder, brugere, produkter, processer, samarbejdspartnere og aftaler.
Hvilke tanker, strategier eller erfaringer til imødegåelse af performancetab af denne årsag har I kendskab til?
------------------------
Som det fremgår gennem pressen og andre kilder, er der mange organisationer, der imødeser tab af ressourcer - mindre på videnstab og deraf følgende effektivitetstab.

Viden er en blød vare, den er indlejret i os og kommer til udtryk igennem vores beslutninger og handlinger, men hvordan og i hvilket omfang er det formålstjenligt at omforme denne viden til et aktiv for organisationen dvs. for andre medarbejdere?

Der er erfaringer at trække på. Her er et uddrag fra TVA’s metode (USA’s største energiforsyning). Se mere på www.tva.gov/knowledgeretention

I: Klarlæggelse af risikoprofilen:
Ved analyse af demografien og personalerotationen tegnes et billede af potentielle risici. I TVA er der et meget højt risikoniveau. Ledelsen har indført en tilbagevendende risikoanalyse, der involverer lederne på alle niveauer i at identificere hvor risikoen opstår, og hvordan der kompenseres herfor. Seniorerne spørges om hvornår de forestiller sig at forlade jobbet og de involveres i at finde løsninger.

Risiciene prioriteres igennem en klassificering knyttet til
Tilbagetrækningsfaktor (Tiden til fratrædelse f.eks.1-5) * Positionsrisiko (Vigtigheden af at bevare viden f.eks. 1-5) = Vægtet risikofaktor (1-25).

II: Planlægning og implementering
Det starter med at sætte fokus på vægtet risiko. 20-25 som er dem, der skal gøre handles på umiddelbart, 10-16 som er dem, der skal sættes forebyggende indsatser omkring, 10-15 hvor der skal indbygges kompenserende indsatser og 1-9 hvor den planlagte bemanding skal sikre mod videnstab.

III: Overvågning og evaluering
Der er en løbende dialog om udfordringerne baseret på erfaringer.

Det er situationsbestemt hvilke typer indsatser der er gavnlige:
A: Dokumentation i retningslinier, procedurer og videnbaser
B: Gøre viden overflødig igennem automatisering, procesoptimering etc.
C: Dele viden ud til andre i justerede samarbejder, jobrotation etc.
D: Etablere uddannelser, coaching og andre træningsindsatser.

Der er tale om en lavpraktisk model for risikoafdækning. En model, der kan tilpasses de fleste.

Erfaringer siger dog også, at der kan være tale om en vanskelig kulturel forandringsproces, hvor der rokkes ved videnspositioner og karriereveje.

Men! – Med en brændende platform, lykkes det ofte at samle organisationen om at finde løsninger.

Mvh Jens